תכנון אזור ישיבה לאירוע בחוץ: שולחנות, כיסאות ומרווחים נכונים

באירוע שמתקיים בחצר, בגינה או בשטח פתוח, תכנון אזור הישיבה משפיע ישירות על הנוחות של האורחים ועל הדרך שבה האירוע יתנהל. לא מספיק לדעת כמה אנשים מגיעים. צריך להבין כמה מהם יושבים בו-זמנית, איזה שולחנות וכיסאות מתאימים למקום, כמה שטח צריך להשאיר למעברים ואיך תנאי החוץ משפיעים על הסידור.

במיוחד בחיפה והצפון, תנאי המקום יכולים להיות שונים מאוד מאירוע לאירוע. חצר משופעת, מרפסת קטנה, דק, דשא, אזור חשוף לשמש או מקום עם גישה מוגבלת דורשים תכנון שונה. לכן תכנון אזור ישיבה לאירוע צריך להתחיל מהמקום ומהאורחים, ורק לאחר מכן לעבור לבחירת הציוד.

אם אתם עדיין בשלב בחירת הציוד, כדאי להתחיל עם המדריך להשכרת שולחנות וכסאות, שבו ריכזנו את האפשרויות והשיקולים המרכזיים בבחירת שולחנות, כיסאות וכמויות לאירועים.

מתחילים מהמקום: כמה שטח באמת יש לכם?

הטעות הנפוצה ביותר בתכנון אזור ישיבה היא להסתכל על גודל החצר או השטח כשהוא ריק ולהניח שכל השטח זמין להצבת ציוד. בפועל, חלק מהשטח נדרש למעברים, כניסות, אזורי הגשה וגישה לבית או למבנים אחרים.

לכן לפני שמזמינים ציוד כדאי למדוד את האזור שבו באמת ניתן להציב שולחנות וכיסאות. אם קיימים עצים, עמודים, מדרגות, קירות, שערים או שיפועים, צריך לקחת גם אותם בחשבון.

מה כדאי לבדוק לפני בחירת הציוד?

• שטח הישיבה: מהו האזור שבו האורחים באמת יישבו?
• מעברים: כמה מקום צריך להשאיר כדי שאנשים יוכלו לעבור בנוחות?
• כניסות ויציאות: האם השולחנות והכיסאות עלולים לחסום דלתות או שבילים?
• משטח: האם מדובר בריצוף, דק, דשא, אדמה או משטח משופע?
• גישה לציוד: האם ניתן להעביר את השולחנות והכיסאות בקלות למקום?

כלל פשוט: אל תתכננו את אזור הישיבה לפי השטח הריק. תכננו אותו לפי השטח שיישאר לאחר שהציוד, האורחים ואזורי השירות יהיו במקום.

כמה שולחנות וכיסאות באמת צריך?

מספר האורחים הוא נקודת ההתחלה, אבל הוא לא בהכרח מספר הכיסאות שצריך להזמין. באירוע שבו חלק מהאורחים עומדים, מסתובבים או מגיעים בשעות שונות, ייתכן שאין צורך שכל המשתתפים יקבלו מקום ישיבה בו-זמנית.

מצד שני, בארוחה מלאה שבה רוב האורחים יושבים לאורך זמן, צריך לתכנן מספיק מקומות ישיבה ולשמור על מרווח נוח סביב השולחנות.

כדאי להבחין גם בין שולחנות המשמשים לישיבה לבין שולחנות שירות. שולחן שעליו מונחים אוכל, שתייה או קינוחים אינו צריך להיות חלק מסידור הישיבה, ולכן כדאי לתכנן לו מקום נפרד.

שלושת הנתונים החשובים ביותר

• מספר האורחים: כמה אנשים צפויים להגיע בפועל.
• מספר היושבים בו-זמנית: כמה אנשים צריכים מקום ישיבה באותו זמן.
• אופי האירוח: ארוחה מלאה, אירוח קל, קבלת פנים או שילוב בין ישיבה לעמידה.

אם אתם רוצים לחשב את כמות הציוד בצורה מסודרת יותר, אפשר להיעזר גם במדריך כמה שולחנות וכסאות צריך לאירוע ביתי, שמתייחס לכמויות, מרווחים וסידור נכון של אזור הישיבה.

עגולים או מלבניים? בוחרים שולחן לפי החלל

בחירת צורת השולחן אינה רק עניין של סגנון. היא משפיעה על האופן שבו ניתן לנצל את השטח ועל הדרך שבה האורחים יושבים ומתנועעים סביב השולחן.

שולחנות עגולים יכולים ליצור תחושה חברתית ונעימה יותר, משום שהיושבים פונים זה לזה. הם יכולים להתאים לארוחות ולאירוח שבו השיחה בין האורחים היא חלק מרכזי מהחוויה.

שולחנות מלבניים מאפשרים לעיתים ניצול יעיל יותר של שטחים ארוכים או צרים. אפשר להצמיד אותם לקירות או ליצור שורות וסידורים שונים בהתאם למבנה המקום.

סוג שולחן	מתאים במיוחד ל	מה חשוב לבדוק
עגול	ארוחות ואירוח חברתי	קוטר השולחן והמרווח סביבו
מלבני	שטחים ארוכים או סידור בשורות	אורך השולחן ומקום למעבר בצדדים
שילוב	אירועים עם כמה אזורי ישיבה	התאמה בין גדלי השולחנות ומבנה השטח

הבחירה הנכונה תלויה לכן לא רק במספר האורחים אלא גם בצורה של השטח. שולחן שמתאים לאולם או לחצר גדולה לא בהכרח יהיה הבחירה הטובה ביותר למרפסת או לחצר קטנה.

מרווח נכון בין השולחנות והכיסאות

אזור ישיבה טוב צריך לאפשר לאנשים לשבת בלי להרגיש צפופים, אבל גם לקום ולעבור בלי להזיז כיסאות בכל פעם שמישהו רוצה לצאת.

צריך להשאיר מקום גם מאחורי הכיסאות, משום שאורח שיושב עלול להזדקק למרחב כדי לקום. בנוסף, יש להתחשב במעברים המרכזיים בין אזור הישיבה לבין הכניסה, הבית, אזור האוכל או השירות.

כאשר המקום מוגבל, עדיף לעיתים להפחית מעט את מספר מקומות הישיבה ולשמור על סידור נוח. עוד שמונה כיסאות אינם בהכרח שיפור אם הם הופכים את כל אזור האירוח לצפוף.

טיפ מעשי: לפני ההזמנה, נסו לסמן על הרצפה את מיקום השולחנות. אפילו סימון פשוט באמצעות סרט הדבקה יכול להמחיש כמה מקום יישאר למעבר לאחר הכנסת הכיסאות.

אירוע בחוץ צריך להתחשב גם בשמש ובצל

כאשר האירוע מתקיים בחוץ, תנאי השמש יכולים להשפיע על בחירת אזור הישיבה. מקום שנראה נעים בבוקר יכול להיות חשוף לשמש ישירה בשעות אחר הצהריים, ולכן כדאי לבדוק את תנאי השטח בשעות שבהן האירוע באמת מתקיים.

אין צורך להפוך את תכנון הישיבה לתכנון של פתרונות הצללה. המטרה היא להבין היכן יהיה נוח לאורחים לשבת ולמקם את השולחנות והכיסאות בהתאם לתנאים הקיימים במקום.

אם קיימים עצים, פרגולה, קירוי קיים או אזור מוצל אחר, אפשר לנצל אותם כחלק מתכנון המתחם. במקרים אחרים ניתן לבחור את מיקום הישיבה כך שהאורחים יהיו חשופים פחות לשמש בשעות המרכזיות של האירוע.

אל תשכחו את אזורי השירות

אירוע אינו מורכב רק משולחנות וכיסאות. בדרך כלל יש גם אזור שבו מניחים אוכל, שתייה, קינוחים או ציוד נוסף. אם לא מתכננים את האזור הזה מראש, הוא עלול להשתלט על שטח הישיבה או ליצור עומס במעברים.

כדאי להגדיר מראש לפחות שלושה אזורים: אזור ישיבה, אזור שירות ואזור מעבר. באירוע גדול יותר אפשר להוסיף גם אזור קבלת פנים או אזור עמידה.

אזור	מטרה	דגש בתכנון
ישיבה	שולחנות וכיסאות לאורחים	מרווחים נוחים ומעברים
שירות	אוכל, שתייה וקינוחים	גישה נוחה בלי להפריע לישיבה
מעבר	כניסה, יציאה ותנועה	לא לחסום אותו באמצעות ציוד
קבלת פנים	התכנסות ראשונית או עמידה	להשאיר מקום לתנועה בתחילת האירוע

חצר, מרפסת או גג – לאותו מספר אורחים יכול להיות פתרון שונה

אירוע של 30 איש אינו נראה אותו דבר בכל מקום. בחצר אפשר לעיתים לפרוס כמה אזורי ישיבה, בעוד שבמרפסת צריך לנצל את השטח בצורה קומפקטית יותר. בגג יש להתחשב בנוסף בתנאי הגישה, ברוח ובדרך שבה הציוד מגיע למקום.

אם האירוע מתקיים בבית בחיפה, כדאי לעבור גם על המדריך חצר, מרפסת או גג בחיפה: איך מארגנים אירוע קטן בבית, שבו הרחבנו על התאמת הציוד לתנאי המקום ולגישה.

מה לגבי אירוע שבו חלק מהאורחים עומדים?

באירוע כמו הרמת כוסית, קבלת פנים או אירוח קל, לא כל האורחים צריכים לשבת לאורך כל האירוע. במקרה כזה אפשר לתכנן פחות מקומות ישיבה ולשמור שטח פנוי לתנועה ולעמידה.

הדבר מאפשר לנצל טוב יותר את החלל ולא להעמיס עליו שולחנות וכיסאות שאינם נמצאים בשימוש רוב הזמן.

באירוע עסקי, למשל, אפשר לחלק את המקום לאזור קבלת פנים, אזור ישיבה ואזור הגשה. במדריך השכרת ציוד לאירועי חברה בחיפה תמצאו דוגמאות נוספות לתכנון ציוד באירועים עסקיים.

גם הדרך שבה הציוד מגיע למקום משפיעה על התכנון

שולחן יכול להתאים בצורה מושלמת לשטח ועדיין להיות בעייתי אם אין דרך מעשית להעביר אותו לשם. לכן צריך לבדוק לא רק את אזור האירוע אלא גם את הדרך אליו.

מדרגות, שערים צרים, מעליות, מרחק מנקודת הפריקה או שביל ארוך יכולים להשפיע על ההובלה והפריקה. באירוע בבית או בחצר כדאי למסור לספק מראש מידע על תנאי הגישה.

אם אתם שוקלים איסוף עצמי, כדאי לבדוק גם את נפח הציוד ואת מידות הרכב. במדריך טיפים להובלה ופריסה עצמית – מתי כדאי לבד ומתי עדיף משלוח עד הבית הסברנו אילו שיקולים כדאי לבדוק לפני שבוחרים באיסוף עצמי.

כך מתכננים אזור ישיבה לאירוע בחוץ

שלב	מה עושים
1. מודדים	בודקים את השטח האמיתי שבו ניתן להציב ציוד.
2. מגדירים את האירוח	מחליטים אם מדובר בארוחה, אירוח קל, קבלת פנים או שילוב ביניהם.
3. מחשבים כמויות	קובעים כמה אנשים צריכים לשבת וכמה שולחנות נדרשים.
4. מתכננים מעברים	משאירים מקום לכניסה, יציאה ותנועה בין האזורים.
5. בודקים תנאי חוץ	מתייחסים לשמש, צל, רוח ומזג האוויר בשעות האירוע.
6. בודקים גישה	מוודאים שניתן להעביר את הציוד למקום ולפרוק אותו בצורה מעשית.

תכנון נכון חוסך ציוד מיותר וצפיפות

הדרך הטובה ביותר לתכנן אזור ישיבה לאירוע בחוץ היא לא להתחיל מקטלוג המוצרים, אלא מהאירוע עצמו. קודם מבינים כמה אנשים מגיעים, איך הם ישתמשו בשטח ואילו אזורים צריכים להיות במקום. רק לאחר מכן בוחרים את השולחנות, הכיסאות והכמויות.

כאשר התכנון נעשה לפי השטח האמיתי ולפי אופי האירוח, קל יותר להימנע משני הקצוות: הזמנה גדולה מדי שתופסת מקום ומגדילה עלויות, או הזמנה קטנה מדי שיוצרת צפיפות וחוסר במקומות ישיבה.

השכרת שולחנות וכיסאות לאירוע בחיפה והצפון

אם אתם מתכננים אירוע בחיפה, בקריות או באזור הצפון, Chairman מספקת שולחנות, כיסאות וציוד ישיבה לאירועים בהתאם למקום, לכמות האורחים ולאופי האירוח.

אפשר לעבור לעמוד השכרת שולחנות וכסאות בחיפה, לבדוק את האפשרויות הזמינות ולתכנן את הציוד בהתאם לשטח ולמספר המשתתפים.

כדי לקבל הכוונה מדויקת יותר, כדאי להכין מראש את תאריך האירוע, הכתובת, מספר האורחים ותיאור קצר של המקום. כך ניתן להתחיל מתכנון של אזור הישיבה ולא רק מרשימת מוצרים.