אחד הדברים הראשונים שצריך להחליט כשמתכננים אירוע בבית הוא כמה שולחנות וכיסאות באמת צריך. קל להסתכל על מספר האורחים ולהזמין כיסא לכל אדם, אבל בפועל הכמות הנכונה תלויה גם בסוג האירוח, בגודל השולחנות, בשטח הפנוי ובאופן שבו אנשים צפויים להשתמש בחלל.
בארוחה משפחתית שבה כולם יושבים יחד, החישוב יהיה שונה מאירוח שבו חלק מהאורחים עומדים, עוברים בין החצר לסלון או משתמשים בשולחנות רק להגשת אוכל. לכן כמה שולחנות וכיסאות צריך לאירוע היא שאלה שאין לה תשובה אחת שמתאימה לכל מצב.
במדריך הזה נעבור שלב אחר שלב על חישוב הכמויות, בחירת שולחנות עגולים או מלבניים, מרווחים סביב אזור הישיבה והתאמת הציוד לסלון, לחצר ולמרפסת.
אם אתם עדיין בשלב התכנון הכללי, כדאי להתחיל גם עם המדריך להשכרת שולחנות וכסאות בחיפה, שמרכז את השיקולים החשובים בבחירת ציוד, כמויות, סוגי שולחנות, כסאות ושינוע.
מתחילים ממספר האורחים – אבל לא עוצרים שם
הדרך הפשוטה ביותר להתחיל היא להבין כמה אנשים צפויים להגיע וכמה מהם צריכים מקום ישיבה בו-זמנית. אם מדובר בארוחה מלאה, בדרך כלל רוצים לאפשר לכל הסועדים לשבת בנוחות. באירוח קל יותר, לעומת זאת, חלק מהאורחים יכולים לעמוד או לעבור בין אזורי האירוח.
גם מספר המוזמנים אינו תמיד זהה למספר המשתתפים בפועל. באירוע משפחתי קטן אפשר להעריך את ההגעה בצורה יחסית פשוטה, אבל כאשר מדובר באירוע גדול יותר כדאי להשאיר מרווח סביר ולא לתכנן את הציוד בדיוק לפי המספר האחרון ברשימה.
שלוש שאלות שצריך לענות עליהן לפני שמחשבים
- כמה אנשים צפויים להגיע? התייחסו למספר המשתתפים הריאלי ולא רק למספר המוזמנים.
- כמה אנשים צריכים לשבת בו-זמנית? בארוחה מלאה התשובה שונה מאירוח קוקטייל או הרמת כוסית.
- איפה האורחים ישבו? בסלון, בחצר, במרפסת או בשילוב של כמה אזורים.
כלל פשוט: אל תחשבו רק על מספר הכיסאות. חשבו כמה אנשים צריכים לשבת, כמה מקום כל שולחן תופס וכיצד האורחים ינועו סביבו.
כמה כיסאות צריך לאירוע?
בארוחה שבה כולם יושבים יחד, נקודת המוצא ברורה: צריך מקום ישיבה לכל מי שאמור לאכול באותו זמן. אם יש 30 סועדים, למשל, כדאי לתכנן 30 מקומות ישיבה נוחים ולא להסתמך על כך שחלק מהאורחים יעמדו בזמן הארוחה.
באירוח שאינו מבוסס על ישיבה מלאה, אפשר לחשב אחרת. בהרמת כוסית, קבלת פנים או אירוח קצר ניתן לשלב אזורי עמידה עם מספר מקומות ישיבה. במקרה כזה אין בהכרח צורך בכיסא לכל משתתף.
כדאי גם לחשוב על האורחים עצמם. אם מדובר במשפחה עם ילדים, באורחים מבוגרים או באירוע שנמשך כמה שעות, הצורך במקומות ישיבה נוחים עשוי להיות משמעותי יותר.
| סוג האירוע | גישה לכמות הכיסאות | מה חשוב לקחת בחשבון |
|---|---|---|
| ארוחה מלאה | מקום ישיבה לכל הסועדים | נוחות, מרווח למשיכת הכיסא ומעבר מאחוריו |
| אירוח משפחתי | ישיבה לרוב המשתתפים | שילוב עם ספות או מקומות ישיבה קיימים |
| קבלת פנים | פחות כיסאות ממספר האורחים | לשמור שטח פתוח לעמידה ולתנועה |
| הרמת כוסית | מספר מקומות ישיבה לצד אזורי עמידה | לא להעמיס את החלל בציוד |
כמה שולחנות צריך?
מספר השולחנות תלוי בשני דברים עיקריים: כמה אנשים צריכים לשבת סביבם וכמה אנשים ניתן להושיב בנוחות סביב כל שולחן. כאן חשוב להבדיל בין הקיבולת הפיזית של השולחן לבין הקיבולת הנוחה שלו.
אפשר לפעמים להוסיף עוד כיסא לשולחן ולהכניס עוד אדם, אבל אם המרפקים נצמדים זה לזה ואין מקום לצלחות או לכוסות, הסידור כבר אינו נוח. באירוע שנמשך כמה שעות, המרווח הזה מורגש במיוחד.
לכן כדאי לחשב לפי מספר הסועדים הנוח לשולחן ולא לפי המספר המקסימלי שאפשר לדחוס סביבו.
דוגמה פשוטה לחישוב
נניח שאתם מארחים 24 אנשים לארוחה. אם השולחן שבחרתם מתאים בנוחות ל-6 אנשים, נקודת המוצא תהיה 4 שולחנות. אם אותו אירוע מתקיים בחלל קטן שבו ארבעה שולחנות יוצרים עומס ומונעים מעבר, ייתכן שיהיה צורך לשנות את סוג השולחן או את צורת הסידור במקום פשוט להוסיף או להוריד כיסאות.
זו בדיוק הסיבה שמספר האורחים לבדו אינו מספיק כדי לחשב את כמות הציוד.
שולחנות עגולים או מלבניים?
הצורה של השולחן משפיעה על האופן שבו מנצלים את החלל ועל חוויית הישיבה. אין צורה אחת שמתאימה לכל אירוע, ולכן כדאי לבחור לפי המקום ולא רק לפי העדפה עיצובית.
| שולחן עגול | שולחן מלבני |
|---|---|
| יוצר קבוצת ישיבה ברורה סביב מרכז משותף | מאפשר ליצור סידור ארוך או להצמיד שולחנות |
| מתאים במיוחד לארוחות ואירוח חברתי | יכול לנצל היטב קירות וחללים ארוכים |
| דורש מרווח סביב כל ההיקף | יכול להתאים לחללים צרים וארוכים יותר |
| מתאים כאשר רוצים מספר קבוצות ישיבה נפרדות | גמיש יותר כאשר צריך לשנות את צורת הסידור |
בסלון קטן, למשל, שולחן מלבני יכול להשתלב לאורך קיר ולהשאיר מעבר בצד השני. בחצר רחבה יותר אפשר לפצל את האורחים למספר שולחנות עגולים וליצור אזורי ישיבה נפרדים.
אם אתם עדיין מתלבטים איזה סוג שולחן מתאים למקום, תוכלו לראות את האפשרויות בעמוד השכרת שולחנות וכסאות בחיפה.
איך מחשבים מרווח ישיבה נכון?
גם כאשר מספר השולחנות והכיסאות נכון, האירוע יכול להרגיש צפוף אם אין מספיק מקום סביבם. צריך לזכור שהשטח הנדרש אינו מסתיים בקצה השולחן. הכיסא עצמו תופס מקום, ואנשים צריכים להיות מסוגלים למשוך אותו לאחור, לקום ולעבור.
בנוסף, צריך להשאיר מקום למעבר בין השולחנות ולאזורי השירות. אם יש מזנון, עמדת שתייה או אזור הגשה, אנשים ינועו אליו במהלך האירוע וצריך להביא זאת בחשבון.
חשבו על החלל בשלוש שכבות
- השולחן: השטח הפיזי של השולחן עצמו.
- הישיבה: המקום שנדרש לכיסאות ולאנשים שיושבים בהם.
- התנועה: המעברים שמאפשרים לאורחים לקום ולעבור בין האזורים.
טיפ: אם אתם יכולים להכניס עוד שולחן אבל הוא גורם לכך שכיסאות נצמדים לשולחן שמאחוריהם, כנראה שהחלל כבר מלא מספיק.
כמה ציוד נכנס לסלון?
בסלון צריך להתחשב גם ברהיטים שכבר נמצאים במקום. ספה, מזנון, שולחן סלון, דלת למרפסת ומעברים לחדרים יכולים לתפוס שטח משמעותי.
לפני שמזמינים ציוד, כדאי למדוד את השטח שבו באמת ניתן להציב שולחנות וכיסאות. אל תמדדו רק את מידות החדר. בדקו מה נשאר פנוי לאחר שהרהיטים הקיימים נשארים במקומם.
לפעמים הזזה של שולחן סלון אחד יוצרת מספיק מקום לשולחן אוכל נוסף. במקרים אחרים עדיף להשאיר את הסלון כפי שהוא ולהעביר חלק מהאירוח לחצר או למרפסת.
אם האירוע מתקיים בבית בחיפה, כדאי לעיין גם במדריך חצר, מרפסת או גג בחיפה: איך מארגנים אירוע קטן בבית, שבו הרחבנו על מדידת השטח, תנאי הגישה ותכנון אירוח במרחבים ביתיים.
ומה משתנה כשעוברים לחצר או למרפסת?
בחצר בדרך כלל יש יותר חופש, אבל זה לא אומר שכל השטח מתאים להצבת ציוד. צריך לבדוק את סוג המשטח, שיפועים, אזורים חשופים לשמש ואת הדרך שבה האורחים יעברו בין הבית לאזור הישיבה.
במרפסת המגבלה בדרך כלל ברורה יותר: כל שולחן וכיסא תופסים חלק משמעותי מהשטח הפנוי. לכן כדאי לבחור סידור קומפקטי ולא להעמיס ציוד רק כדי להגדיל את מספר מקומות הישיבה.
באירוע חוץ צריך להביא בחשבון גם את תנאי מזג האוויר ואת האופן שבו אזור הישיבה ממוקם ביחס לשמש ולצל. אם מדובר באירוע בתקופה חמה, כדאי לתכנן מראש את אזור הישיבה כך שהאורחים יוכלו להשתמש באזורים מוצלים קיימים, כגון אזור מתחת לעץ, פרגולה או פתרון קירוי שכבר קיים במקום. בחורף צריך להביא בחשבון קירוי, גשם ורוח.
לנושא תכנון אזור הישיבה בחוץ אפשר לעבור למאמר תכנון אזור ישיבה לאירוע בחוץ: שולחנות, כיסאות ומרווחים נכונים, שבו מוסבר כיצד לבחור ולסדר את הציוד בהתאם לשטח, למעברים ולתנאי המקום.
אל תשכחו שולחנות שאינם מיועדים לישיבה
אחת הטעויות בחישוב היא לספור רק את שולחנות האוכל. באירוע שבו מגישים מזון, שתייה, קינוחים או ציוד נוסף, ייתכן שצריך גם שולחנות שירות.
שולחן הגשה שנמצא ליד הכניסה למטבח, למשל, יכול להיות שימושי מאוד. מצד שני, אם מציבים אותו באמצע אזור המעבר, הוא עלול ליצור צוואר בקבוק.
לכן כדאי להגדיר מראש אילו שולחנות מיועדים לישיבה ואילו משמשים להגשה. שני הסוגים צריכים להיכלל בתכנון השטח ובחישוב הציוד.
כמה כיסאות כדאי להזמין כרזרבה?
באירוע קטן אין צורך בהכרח להזמין כמות גדולה מעבר למספר המשתתפים. עם זאת, מספר קטן של כיסאות נוספים יכול להיות שימושי במקרה של אורח נוסף, שינוי בסידור או כיסא שצריך להזיז לאזור אחר.
הרזרבה צריכה להיות סבירה. הזמנה של כמות גדולה "ליתר ביטחון" יכולה להגדיל את נפח הציוד ואת עלות השינוע בלי להוסיף ערך אמיתי לאירוע.
הכמות הנכונה תלויה גם באופן שבו הציוד מגיע
לפני שמחליטים על מספר השולחנות והכיסאות, כדאי לחשוב גם על ההובלה. עשרים כיסאות יכולים להיראות כמו כמות קטנה, אבל כאשר מוסיפים שולחנות מתקפלים וציוד נוסף, נפח ההזמנה גדל במהירות.
אם אתם מתכננים איסוף עצמי, בדקו האם כל הציוד נכנס לרכב מתאים, מי יכול לעזור בהעמסה ובפריקה ומה המרחק מנקודת החניה לאזור האירוח.
אם אתם רוצים להבין מתי איסוף עצמי באמת משתלם ומתי עדיף משלוח, תוכלו לעבור למאמר טיפים להובלה ופריסה עצמית של ציוד לאירועים.
ומה אם עדיין לא בטוחים כמה להזמין?
אם אתם נמצאים בין שתי כמויות, עדיף לא לקבל החלטה רק לפי מספר האורחים. הסתכלו שוב על שטח האירוח, סוג הארוחה, מספר האנשים שיושבים בו-זמנית והאם קיימים מקומות ישיבה שכבר נמצאים בבית.
אפשר גם לשרטט את החלל על דף, לסמן את מידות השולחנות ולבדוק כמה מקומות ישיבה נכנסים בלי לחסום את המעברים. אפילו תכנון בסיסי כזה יכול להראות במהירות אם הכמות שתכננתם מתאימה למציאות.
אם אתם מתלבטים בין רכישת ציוד לבין השכרה לאירוע חד-פעמי, כדאי לקרוא גם את המדריך לקנות או לשכור ציוד לאירוע?, שעוסק בעלויות, אחסון, שינוע והשימוש בציוד לאחר האירוע.
כך בונים רשימת ציוד לפני ההזמנה
| שלב | מה בודקים |
|---|---|
| 1. מספר אורחים | כמה אנשים צפויים להגיע וכמה צריכים לשבת בו-זמנית |
| 2. סוג האירוח | ארוחה מלאה, אירוח קל, קבלת פנים או שילוב |
| 3. שטח | סלון, חצר, מרפסת או כמה אזורים יחד |
| 4. סוג השולחן | עגול או מלבני בהתאם למקום ולאופן הישיבה |
| 5. מרווחים | מקום לכיסאות, מעברים ואזורי שירות |
| 6. ציוד משלים | שולחנות הגשה, פתרונות קירוי קיימים והתאמות עונתיות לפי הצורך |
| 7. שינוע | איסוף עצמי או הובלה בהתאם לכמות ולתנאי הגישה |
בסופו של דבר, פחות ציוד יכול להיות יותר
המטרה אינה למלא את החלל בכמה שיותר שולחנות וכיסאות. המטרה היא ליצור מספיק מקומות ישיבה נוחים, להשאיר מעברים פתוחים ולאפשר לאורחים להשתמש בחלל בצורה טבעית.
אירוע שבו יש מעט פחות כיסאות אבל אנשים יכולים לקום, לעבור ולהגיע לאוכל בלי להיתקל זה בזה יכול להיות נעים בהרבה מאירוע שבו כל מקום פנוי נוצל להצבת עוד שולחן.
לכן, כשאתם מחשבים כמה שולחנות וכיסאות צריך לאירוע, התחילו במספר האורחים, המשיכו לאופי האירוח ולמידות המקום ורק אז קבעו את הכמות הסופית.
אם אתם רוצים לראות את הציוד הזמין ולבחון את האפשרויות המתאימות לאירוע שלכם, עברו לעמוד השכרת שולחנות וכסאות בחיפה. ואם אתם עדיין בשלב התכנון, חזרו למדריך השכרת שולחנות וכסאות בחיפה כדי לעבור על השיקולים המרכזיים לפני ההזמנה.