אירוע עסקי במשרד נראה לעיתים פשוט יותר מאירוע באולם: מזמינים עובדים, לקוחות או שותפים, מוסיפים כיבוד ומפנים קצת מקום. בפועל, משרד פעיל לא תוכנן כאולם אירועים. שולחנות עבודה, מסדרונות, חדרי ישיבות, עמדות קבלה וכניסות לבניין יוצרים מגבלות שצריך לקחת בחשבון לפני שמתחילים להזמין ציוד.
בין אם מדובר בהרמת כוסית לעובדים, השקת מוצר, אירוע לקוחות או יום פתוח, השכרת ציוד לאירועי חברה בחיפה צריכה להתחיל מהבנת אופי האירוע והמרחב הקיים. לא תמיד צריך להושיב את כולם, ולא תמיד שולחן גדול הוא הפתרון הנכון. לעיתים דווקא מספר עמדות אירוח קטנות מאפשרות להשתמש במשרד בצורה יעילה ונעימה יותר.
אם אתם עדיין בשלב התכנון הכללי של הציוד, מומלץ להתחיל גם עם המדריך להשכרת ציוד לאירועים בחיפה והצפון, שבו ריכזנו את השיקולים המרכזיים לבחירת ציוד, כמויות, הובלה והתאמה למקום.
הרמת כוסית, השקה או יום פתוח – סוג האירוע קובע את הציוד
לפני שבוחרים שולחנות וכיסאות, כדאי להגדיר מה האורחים אמורים לעשות במהלך האירוע. אירוע שבו העובדים מגיעים להרמת כוסית קצרה שונה מארוחת צוות, ואירוע לקוחות שבו אנשים מסתובבים בין עמדות שונה ממצגת שבה כולם צריכים לשבת.
הגדרה נכונה של אופי האירוע מונעת מצב שבו מזמינים ציוד רק לפי מספר המשתתפים. חמישים אנשים אינם בהכרח חמישים כיסאות. אם מדובר באירוח קצר עם כיבוד קל, ייתכן ששילוב של אזורי עמידה ומספר מקומות ישיבה יהיה נכון יותר מאשר מילוי המשרד בשורות של כיסאות.
איזה סידור מתאים לכל סוג של אירוע עסקי?
| סוג האירוע | סידור מומלץ | מה חשוב לקחת בחשבון |
|---|---|---|
| הרמת כוסית | עמידה בשילוב מספר מקומות ישיבה | לשמור על מרחב פתוח וגישה נוחה לאזור הכיבוד |
| השקת מוצר או שירות | עמדות אירוח ואזור הצגה מרכזי | לשמור על קו ראייה טוב ועל תנועה חופשית של האורחים |
| אירוע לקוחות | שילוב בין עמידה לישיבה | ליצור אזורי שיחה נוחים ולהימנע מצפיפות בכניסה |
| יום פתוח | מספר מוקדי אירוח לאורך המתחם | לתכנן תנועה טבעית בין הכניסה, אזורי הפעילות והיציאה |
| ארוחה או מפגש צוות | ישיבה מסודרת סביב שולחנות | לחשב מקום ישיבה ומרווח מתאים לכל המשתתפים |
כלל שימושי: אל תתחילו מהשאלה "כמה כיסאות להזמין?". התחילו מהשאלה "מה האורחים יעשו במשך רוב האירוע?". התשובה תקבע איזה ציוד באמת נחוץ.
איך מתכננים אירוע בתוך משרד בלי לעצור את העבודה?
אחד ההבדלים המרכזיים בין אירוע עסקי לבין אירוע פרטי הוא שהמקום ממשיך להיות מקום עבודה. לעיתים האירוע מתחיל אחר הצהריים, אבל העובדים נמצאים במשרד עד זמן קצר לפני הגעת האורחים. לכן צריך לחשוב מראש לא רק על האירוע עצמו אלא גם על זמן הכנסת הציוד, הפריסה והפינוי.
כדאי להגדיר אילו אזורים נשארים פעילים ואילו יכולים להפוך זמנית למתחם אירוח. מסדרון שמשמש ביום רגיל רק למעבר עשוי להפוך לצוואר בקבוק כאשר עשרות אנשים מגיעים יחד. באופן דומה, שולחן כיבוד שממוקם ליד הכניסה עלול ליצור עומס דווקא בנקודה שבה צריך לשמור על תנועה חופשית.
לפני ההזמנה בדקו:
- כמה שטח אפשר לפנות בלי לפגוע בעמדות עבודה חיוניות.
- האם יש מעלית שמתאימה להכנסת הציוד.
- האם קיימת חניה או נקודת פריקה סמוכה לבניין.
- באילו שעות ניתן לבצע הובלה והקמה.
- האם הנהלת הבניין מגבילה שימוש במעלית שירות או הכנסת ציוד.
- היכן ניתן למקם מזון ושתייה בלי לחסום מעברים.
אותם עקרונות של מדידת המקום ובדיקת דרך הגישה חשובים גם באירועים פרטיים. במדריך חצר, מרפסת או גג בחיפה: איך מארגנים אירוע קטן בבית הסברנו כיצד מדרגות, פתחים, שטח מוגבל ודרך הגישה משפיעים על בחירת הציוד. במשרד העיקרון זהה, גם אם סביבת האירוח שונה.
שולחנות קוקטייל, שולחנות רגילים או ישיבה מלאה?
באירוח עסקי אין סיבה להפוך אוטומטית את המשרד לחדר אוכל. בחירה נכונה של סוג השולחנות יכולה להשאיר יותר שטח פנוי ולעודד את סוג האינטראקציה שמתאים לאירוע.
שולחנות קוקטייל מתאימים במיוחד להרמות כוסית, אירועי נטוורקינג והשקות שבהם רוב המשתתפים מסתובבים ועומדים. הם מאפשרים להניח כוס או צלחת קטנה בלי ליצור סביב כל שולחן אזור ישיבה גדול.
לעומת זאת, כאשר מגישים ארוחה מלאה, מקיימים ישיבה ממושכת או מארחים אוכלוסייה שזקוקה ליותר מקומות ישיבה, שולחנות וכיסאות רגילים יהיו מתאימים יותר. לעיתים הפתרון הטוב ביותר הוא שילוב בין השניים.
אפשר לראות אפשרויות שונות בעמוד השכרת שולחנות וכסאות בחיפה. לפני שמחליטים על הכמות, כדאי למדוד את האזור המיועד ולוודא שנשאר מספיק מקום לתנועה גם כאשר האורחים נמצאים בו.
טיפ: באירוע עסקי קצר לא חייב להיות מקום ישיבה לכל משתתף, אבל כן כדאי לדאוג למספר מקומות ישיבה נגישים ונוחים למי שזקוק להם.
כמה ציוד להזמין לאירוע חברה?
הכמות הנכונה תלויה בשלושה דברים: מספר המשתתפים, משך האירוע ואופן האירוח. לכן הזמנה לפי מספר העובדים בלבד עלולה להיות לא מדויקת.
אם בחברה עובדים 80 אנשים אבל בדרך כלל רק 50–60 משתתפים בהרמת כוסית, כדאי להבין את מספר המשתתפים הצפוי ולא להסתמך רק על רשימת העובדים. מצד שני, באירוע לקוחות שבו ההגעה אינה ודאית, כדאי להשאיר מרווח סביר ולא לתכנן את החלל בדיוק עד המקום האחרון.
כדי לחשב נכון, הגדירו:
- מספר מוזמנים: כמה אנשים הוזמנו וכמה צפויים להגיע בפועל.
- ישיבה בו-זמנית: האם כולם צריכים כיסא או רק חלק מהמשתתפים.
- אופי הכיבוד: ארוחה מלאה דורשת סידור שונה מכיבוד קל.
- משך האירוע: ככל שהאירוע ממושך יותר, הצורך בישיבה נוחה גדל.
- שטח פנוי: הכמות צריכה להתאים למשרד ולא רק למספר האנשים.
באירועים עסקיים קטנים עדיף בדרך כלל להשאיר מעט יותר מרחב מאשר להוסיף עוד שולחן או עוד שורת כיסאות שאין בהם צורך ממשי. חלל פתוח ונוח משפיע על התחושה של האירוע לא פחות מכמות הציוד.
הובלה והקמה במשרד: מתכננים לפי הבניין, לא רק לפי הכתובת
בחיפה והקריות יש משרדים במגוון רחב של מבנים: מגדלי משרדים, מרכזים מסחריים, בניינים ותיקים, אזורי תעשייה ומשרדים בתוך מבנים מעורבי שימוש. כתובת לבדה אינה מספיקה כדי להבין כיצד הציוד יגיע בפועל למתחם האירוע.
לפני ההובלה כדאי למסור מידע על חניה, כניסה לבניין, קומת המשרד, מעליות ושעות שבהן ניתן לפרוק ציוד. אם קיימת מעלית שירות או כניסה אחורית, כדאי לברר מראש כיצד ומתי ניתן להשתמש בהן.
לעבודה עם ספק שמכיר את אזור חיפה והצפון יש יתרון כאשר צריך לתכנן זמני הגעה, איסוף או שינויים קרובים למועד האירוע. על הנושא הזה נרחיב במדריך השכרת ציוד לאירועים בחיפה והסביבה, שעוסק בזמינות, הובלה והיתרונות הלוגיסטיים של ספק מקומי.
אירוע עסקי טוב מרגיש טבעי גם כשהמשרד משתנה לכמה שעות
המטרה אינה להכניס כמה שיותר ציוד למשרד, אלא ליצור סביבת אירוח שמתאימה לאנשים ולמטרה העסקית של האירוע. כשהמעברים נשארים פתוחים, אזור הכיבוד ממוקם נכון ויש מספיק מקומות ישיבה בלי להעמיס על החלל, גם משרד רגיל יכול להפוך למתחם אירוח נעים ומקצועי.
אם מדובר באירוע קטן ואינטימי יותר ללקוחות, הנהלה או צוות מצומצם, עקרונות דומים מופיעים גם במדריך על אירועי בוטיק ואירוח בקבוצות קטנות. ואם האירוע מתוכנן לעונה הקרה או למתחם חיצוני של החברה, כדאי להיערך גם לחימום, קירוי וגשם כפי שנפרט במדריך אירועי חורף בצפון.
מתכננים הרמת כוסית, השקה, יום פתוח או אירוע חברה בחיפה והסביבה? הגדירו את מספר המשתתפים, סוג האירוח, כתובת המשרד ותנאי הגישה לפני בחירת הציוד. כך ניתן להתאים את הכמות והסידור למרחב בפועל ולהימנע מהזמנה מיותרת. למידע נוסף ולבחירת ציוד תוכלו לעבור לעמוד השכרת ציוד לאירועים בחיפה וליצור קשר עם Chairman.